La importancia del Manual de procedimientos

Es común que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales de procedimientos no solo largos como la cuaresma  sino muy...

Es común que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales de procedimientos no solo largos como la cuaresma  sino muy bien definidos, y con manuales por cada departamento o área. Esto es realmente necesario, solo imaginen controlar en todo el mundo a mas de 1500 empleados o 3 mil o más, por ello es necesario que todas las actividades sean entendibles en todo el mundo obvio en diferentes idiomas.

Muchas PYMES no cuentan con manuales de procedimientos , sobre todo cuando una empresa chica inicia o aun llevando tiempo laborando debe estrictamente llevar uno, ya que al momento en que la empresa crece entran en conflictos cuando hay reclutamiento y selección ya que es mas complicado encontrar a la gente adecuada en el puesto adecuado si no están específicamente establecidas las actividades, prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona.

Permítanme compartir un ejemplo que sirve de guía para elaborar un manual de procedimientos sencillísimo, claro esto desarrollado puede llevarse 30 o 40 hojas.

Este sencillo ejemplo llevándolo a la práctica les ahorrará mucho tiempo al contratar a nuevo personal pero tiene muchas más ventajas, entre ellas:

  • Permite medir la productividad de forma matemática.
  • Nos facilita la contratación de la persona adecuada para el puesto adecuado
  • Ahorra tiempo en capacitación
  • Las actividades se desarrollan en base a tiempos medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.
  • Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada
  • Se convierte en una empresa con orden y efectiva
  • Es más sencillo para el dueño delegar responsabilidades a los gerentes así como de parte de los gerentes a los subalternos, es decir en un inicio el dueño de la empresa se incluye en todos los procesos, y créanme hay dueños de empresas que se esclavizan en sus propios negocios ya que tienen que estar “detrás de la gente” para indicarles que hacer debido a que no llevan un proceso controlado por lo tanto el manual les permitirá esa libertad que buscan.
  • Se mejora la calidad en las diferentes áreas una de las que mayor requerimiento lleva en un manual de procedimientos es servicio, como saben brindando un buen servicio pre y post venta tendrán una buena calificación por parte del cliente y serán recomendados.
  • Mejor relación con proveedores ya que también en el manual se establecen reglas y políticas de compra, requerimiento, pago entre otras situaciones.

Como verán es un cúmulo grande de ventajas tener manuales de procedimientos para todo de forma concisa y precisa.

Espero les haya agradado este artículo que estoy completamente seguro que les será de mucha ayuda, si tienen dudas o les interesa incursionar en los manuales de procedimientos escríbanme y les envío algunos tips para que lo desarrollen de una manera más efectiva. Nos vemos en la próxima edición y por favor no olviden recomendar  a Revista IR ya que todos los artículos publicados son creados con el interés de tener lectores satisfechos y al a vez ávidos de conocimiento, un gran saludo a todos los lectores.

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